Attività digital per la partecipazione ad una fiera

La partecipazione ad una fiera coinvolge tutti i reparti di un’azienda: produzione, logistica, ricerca e sviluppo, amministrazione, finanza, commerciale, oltre a marketing e comunicazione. 

Scegliere di non attuare una strategia digital organica, che abbracci le attività pre, durante e post evento, potrebbe causare un ritorno sugli investimenti non proporzionale allo sforzo messo in campo dall'azienda.
Per questo motivo è fondamentale definire anticipatamente e con precisione gli obiettivi da raggiungere e pianificare, di conseguenza, anche la giusta strategia.

Sottovalutare l’importanza di una strategia digitale pre-fiera è un errore comune, che incide parecchio sull’andamento e sui risultati aziendali durante e successivamente all’evento. Difficoltà nel registrare i lead allo stand, contatti raccolti in fiera non più risentiti, gap nel gestire la visual communication, mancanza di personale o di strumenti adeguati sono solo alcuni dei problemi più comuni che tipicamente le aziende riscontrano in fiera.

Come gestire la preparazione ad una fiera: due casi concreti

Ti illustro, quindi, il nostro approccio strategico raccontandoti i progetti realizzati per due clienti:  Aldo Bernardi e Tecfi, che abbiamo supportato nella fase di organizzazione e comunicazione in occasione, rispettivamente, di Euroluce 2019 e le fiere di settore Eisenwarenmesse e Batimat, del 2022.

Per strutturare una partecipazione in fiera in modo efficace possiamo suddividere il processo in tre step:

1. Pre-fiera 
2. Durante la fiera
3. Post-fiera 

Se stai cercando uno strumento che ti aiuti nella gestione di tutte queste attività puoi scaricare il planning personalizzabile. 

Le attività pre-fiera

• Strategia

  L’attività iniziale di analisi e pianificazione è fondamentale per delineare gli obiettivi specifici e misurabili che si vogliono raggiungere. Anche in questi eventi, infatti, è facile cadere nell’errore di replicare “quello che si è sempre fatto” - soprattutto per chi ha alle spalle diverse partecipazioni a fiere.
  Una volta stabiliti gli obiettivi e il budget, è buona prassi individuare una figura che si occupi della pianificazione complessiva. Le mansioni di project management e di coordinamento dei dipartimenti interni vanno gestite dall’azienda, mentre tutti gli aspetti della comunicazione digitale possono anche essere affidati ad un’agenzia esterna.
  In entrambi i nostri casi studio, l’attività è iniziata con diversi mesi di anticipo, momento in cui abbiamo raccolto tutte le informazioni e abbiamo stilato gli step necessari per promuovere in modo efficace la loro presenza in fiera, al fine di intercettare il giusto target.
  
  

• CRM

  Prima ancora di pensare ai contenuti e agli strumenti, è necessario assicurarsi di avere una piattaforma CRM (Customer Relationship Management) che ti permetta di gestire tutte le attività di Marketing e Sales per la fiera (e non solo).
  Dalla creazione delle liste di contatti a cui inviare le comunicazioni, al tracciamento delle azioni dell’utente (apertura delle e-mail personalizzate, click sulle call-to-action e delle visualizzazioni delle landing page,...) fino al monitoraggio delle attività di vendita: il CRM è uno strumento potentissimo che può aiutarti in tutte queste attività di coordinamento tra reparti Marketing e Vendite e nella gestione dei tuoi nuovi contatti.

  Molto spesso, infatti, le aziende che non hanno un approccio "S-Marketing" (allineamento dei reparti Sales & Marketing) faticano a gestire i contatti raccolti e a trasformarli in opportunità di business.
  Un valido strumento per fare tutto questo è HubSpot che, nella modalità CRM, è totalmente gratuito e permette di gestire le comunicazioni con un numero illimitato di contatti, anche grazie a funzioni interamente automatizzate.
  Grazie a questo tool è possibile generare un database di indirizzi dedicato alla fiera che può essere alimentato in modo semplice, integrato e automatico.
  La valutazione del ritorno sull’investimento (ROI) riguardante tutto l’evento è, quindi, perfettamente misurabile analizzando i contatti e le relative azioni.
  Per scoprire tutte le potenzialità di Hubspot e come può aiutarti a far crescere la tua azienda puoi leggere l'articolo: "Hubspot, il CRM completo per il digital marketing".
  
  

• Digital PR

  Per la stesura dei comunicati stampa è importante affidarsi a professionisti che sappiano come presentare al meglio i contenuti, tenendo in considerazione tono di voce del cliente e aspetti SEO.
  Pubblicare articoli nei portali di settore (ad esempio Archiproducts per il settore arredamento*) e nei siti di informazione è utile per aumentare la brand awareness, generare traffico al sito e posizionarsi sui motori di ricerca con contenuti nuovi e ottimizzati.

  Per Aldo Bernardi, in occasione della fiera, sono stati redatti diversi comunicati stampa e successivamente caricati nei vari portali digitali circa un mese prima dell’evento.

  * se la tua azienda è del settore arredamento ti consiglio l'articolo di Mauro, founder di Bizen: Alternative al Salone del Mobile per avere più contatti. 
  
  

• Visual
  La creazione di un concept visual è un passo importante perché permette di creare un fil-rouge da declinare su tutta la comunicazione - offline e online - caratterizzandola.
  Dallo stand alle brochure, fino ai canali digitali come sito web, blog e social network: la veste grafica dovrà allinearsi all’immagine coordinata dell’azienda ed essere ben riconoscibile.
  
  

• Web Design
  Per poter valorizzare al massimo la fiera all’interno dei canali digitali si può scegliere di percorrere diverse strade, quali:
  - aggiornare l'home page del sito;
  - creare una sezione dedicata all’evento; 
  - pubblicare una news nel blog;
  - creare una landing page ad-hoc dove far atterrare tutti gli utenti e dove poter registrare in modo puntuale le visite e le richieste di informazioni.

Per Aldo Bernardi la fiera è stata l'occasione per presentare una nuova collezione ed anche una vera e propria rivoluzione organizzativa dei prodotti.
A livello strategico abbiamo, quindi, definito un lavoro di restyling del sito, sia in italiano che in inglese, per mettere in risalto le nuove creazioni e rendere l’esperienza utente ancora più coinvolgente. È stato anche creato un articolo all’interno dell’area “Raccontiamo” per anticipare le creazioni. 

Per Tecfi, invece, abbiamo strutturato un progetto composto da più elementi: landing page, thank you page, una serie di email automatizzate con HubSpot e la possibilità di prenotare degli appuntamenti con i commerciali dell’azienda tramite meeting link.
Dato che entrambe le fiere a cui ha partecipato Tecfi si sono svolte all’estero, tutto il materiale è stato realizzato in doppia lingua (italiano e inglese).
Inoltre, per assicurarci il maggior numero di visualizzazioni, è stata progettata e realizzata un’attività di Advertising su Linkedin, promuovendo la possibilità di ricevere il biglietto gratuito per accedere alla fiera.

• Newsletter

  Fondamentali per la promozione di qualsiasi evento sono le email di Direct Marketing, che generalmente comprendono:
  - email di invito, per anticipare la partecipazione alla fiera;
  - email di reminder, come promemoria e/o per dare la possibilità prenotare un appuntamento in fiera;
  - seconda email di reminder pochi giorni prima della fiera per anticipare i prodotti che verranno presentati.

  Per Aldo Bernardi sono state inviate diverse email per invitare e ricordare ai contatti di visitare lo stand in fiera, inserendo anche il link all'approfondimento sul sito.
  Per Tecfi invece è stata programmata una successione di email da inviare a tutti gli utenti presenti nel gestionale (dopo aver trasferito tutti i contatti dal gestionale aziendale ad HubSpot, aggiornando le liste contatti e matchandole con le interazioni delle landing page).
  In particolare sono stati programmati 3 invii:
  - 1° invio di invito alla fiera con la possibilità di prenotare un appuntamento con un commerciale;
  - 2° invio contenente informazioni relative allo stand con la possibilità di prenotare un appuntamento con un commerciale;
  - 3° invio come reminder in prossimità dell’evento.
  
  

• Social Network

  Ovviamente la condivisione della partecipazione alla fiera va fatta anche su tutti i canali social dell’azienda.
  Lato visual, consiglio di utilizzare sempre il concept grafico creato per l'evento, mentre per il copy è importante ricordare di adattare lo stile del testo alla piattaforma utilizzata: formale su LinkedIn, diretto e semplice su Facebook e Twitter, estetico ed attrattivo su Instagram.

Le attività durante la fiera

• CRM

  Come anticipato, uno degli obiettivi principali per un’azienda che partecipa a una fiera risiede nella raccolta dei lead.
  Occorre quindi predisporre una modalità di registrazione dei contatti veloce ed efficace.
  Anche in questo caso uno strumento valido ed efficiente è HubSpot, il quale offre una duplice possibilità:
  - registrare i contatti in modo semplice e immediato direttamente dal pannello utente;
  - creare validi supporti come una landing page con un form di registrazione da far compilare ai visitatori durante la fiera tramite un tablet installato nello stand.
  
  

• Visual
  L'ideale sarebbe incaricare 1 o 2 persone di occuparsi in modo esclusivo del reportage foto e video, permettendo ai commerciali di concentrarsi sulle attività di vendita.
  Per ottenere un risultato ottimale, è consigliato scegliere un fotografo professionista che produca contenuti di alta qualità da poter utilizzare in futuro anche per il piano editoriale e altre comunicazioni ufficiali.
  
  

• Email Marketing
  Durante l’evento è possibile inviare ai clienti una newsletter con le foto dello stand e il dietro le quinte della manifestazione per creare engagement e mantenere acceso l’interesse.

• Social Network
  Il live posting consiste nel raccontare in tempo reale l’evento a cui si sta partecipando sui propri canali social.
  Questa scelta comunicativa può essere usata per perseguire diversi obiettivi: estendere l’audience, raggiungere chi non è fisicamente presente, generare awareness, ottenere nuovi contatti in target e aggiornare gli interessati sullo svolgimento del programma pensato per la fiera.
  In particolare su Facebook, Instagram e LinkedIn è possibile trasmettere video in diretta.
  Per facilitare queste attività è necessario prevedere l’allocazione di una risorsa dedicata o affidarsi ad un’agenzia esterna.

Se vuoi scoprire come massimizzare l’esposizione mediatica del brand e le opportunità di relazione con le persone durante un'evento o una fiera: 3 step per implementare una strategia digital durante un evento B2B.

Le attività post-fiera

• Strategia
  A questo punto, terminata la fiera, sarà possibile dedicarsi alle attività commerciali e di lead nurturing per convertire quanti più lead possibili in prospect e infine in clienti.
  Per scoprire come farlo nel modo più efficace puoi leggere l'articolo Come gestire i contatti raccolti in fiera: l'esempio del Salone del Mobile. 
  Le attività post vendita, infatti, sono importanti tanto quanto la pianificazione iniziale. 
   

• Email Marketing
  L’attività post fiera prioritaria consiste nell'inviare un’email di ringraziamento o di follow up ai nuovi contatti per condividere video, immagini e/o documenti significativi assieme ad un resoconto della manifestazione.

  Attenzione al contenuto: la tua non sarà certo l’unica mail che gli utenti riceveranno dopo l’evento, anzi. Per questo è essenziale fare in modo che la tua spicchi su tutte le altre, che incuriosisca e sia il più personalizzata possibile.
  Ad esempio per Aldo Bernardi, abbiamo inviato una mail che non solo ringraziava per la partecipazione, ma che informava anche del sito recentemente aggiornato e dava la possibilità di scaricare il nuovo catalogo. Il database utilizzato è stato popolato durante tutto l’evento.
  Per Tecfi, come già anticipato, è stata inviata una email a fine giornata della fiera.
  
  

• CRM
  Per agevolare le attività dei commerciali potrai sfruttare le funzioni di Hubspot Sales che permettono di creare dei flussi di lavoro automatici, detti “workflow”, per l’invio di varie email (ad esempio il ringraziamento, la richiesta di appuntamento, il download del catalogo, ecc).
  Per scoprire cosa sono i workflow e come funzionano, ti consiglio l'articolo sulla Marketing Automation.
  Hubspot permette, inoltre, di programmare le email, i reminder con annotazioni sulle telefonate intercorse, gli appuntamenti tenuti, le opportunità e le azioni da compiere (to-do list).
   

• Employer branding
  L'ultima attività, spesso sottovalutata, è la condivisione del resoconto della fiera e dei primi risultati con il team della tua azienda. Gli obiettivi sono molteplici: ringraziare tutte le persone che hanno lavorato per la buona riuscita dell’evento, aumentare il grado di coinvolgimento ed ottenere un feedback tecnico. Questo step è fondamentale per ottimizzare le attività in vista delle prossime fiere.
  Infatti, è importante tenere a mente che qualsiasi attività svolta in azienda e che prevede un investimento di risorse umane, di tempo e di denaro necessita di essere coordinata e gestita in modo strutturato ed organico, affinché nessuno sforzo sia vano.

Seguire queste linee guida (pre-durante-post) è il modo migliore per ottenere il massimo ritorno dell’investimento e gestire in maniera proficua i nuovi contatti generati in fiera.
Tutto questo è fondamentale in quanto il cliente non sceglie l’azienda unicamente per il prodotto, ma anche per la credibilità e professionalità che questa ha saputo trasmettere.

Devi partecipare a una fiera vuoi migliorare la tua gestione dell’evento? Se vuoi uno strumento che ti aiuti nella gestione di tutte queste attività puoi scaricare il planning personalizzabile.