Come sfruttare HubSpot per massimizzare la partecipazione a una fiera B2B

È ormai innegabile che la partecipazione alle fiere rappresenta un asset fondamentale per le aziende italiane B2B. Ma se ancora ti stai ponendo la domanda “vale la pena investire nelle fiere”, ecco un dato che ti convincerà. 

Secondo i dati raccolti da Prometeia, "lo scorso giugno il B2B fieristico vede le decine di migliaia di imprese del made in Italy coinvolte performare 7 volte meglio rispetto al totale dell’economia italiana”.

Entrare attivamente in questo scenario offre alle aziende un trampolino di lancio unico, consentendo loro di connettersi con nuovi clienti, consolidare relazioni esistenti e mettere in risalto i propri prodotti e servizi in un contesto altamente performante e competitivo.

Come poter sfruttare, quindi, al massimo questa esperienza?
La risposta è integrando le attività offline con i vari strumenti di marketing digitale, in primis con il CRM. 
In questo articolo, ti spiegherò come utilizzare HubSpot CRM per gestire la partecipazione a una fiera B2B, ottimizzando le attività prima, durante e dopo l'evento.

Attività prima della fiera: landing page, meeting link ed email

Landing Page di invito 

Il primo step per massimizzare la partecipazione a una fiera B2B è la creazione di una landing page per invitare quanti più contatti possibili all’evento. In questo HubSpot si dimostra da subito un alleato fondamentale! 

A partire da template già pronti, potrai iniziare a realizzare una pagina personalizzata.
Grazie all'editor drag-and-drop, con pochi clic, puoi modificare il layout, aggiungere o rimuovere sezioni e integrare nuovi elementi. Questo sistema intuitivo consente anche a chi non ha competenze tecniche avanzate di creare landing page professionali e coinvolgenti.

Nella pagina ti consiglio di inserire un form per la raccolta dei contatti e un contenuto di valore (biglietti omaggio o un un lead magnet) che incentivi così i visitatori a fornire i loro dati. 

Meeting link per fissare gli appuntamenti

Oltre alla creazione della landing page, HubSpot permette di creare anche dei meeting link per la prenotazione degli appuntamenti. Questo strumento aiuta ad organizzare al meglio le giornate in fiera, fissando in anticipo gli incontri one-to-one con i commerciali.

La creazione di meeting link personalizzati semplifica notevolmente il processo di coordinamento, consentendo a clienti e potenziali buyer di prenotare direttamente l’appuntamento; ma soprattutto fa in modo che il team commerciale possa dedicare il giusto tempo a ciascun visitatore, massimizzando le opportunità di connessione e collaborazione durante l'evento fieristico.

Email di invito e reminder con HubSpot

Creata la landing page e preparato il meeting link, non ti resta che invitare i tuoi contatti. Con HubSpot puoi realizzare newsletter da inviare a tutta la tua lista clienti, ma anche email diverse con un contenuto ad hoc in base al target.
Inoltre, con i token di personalizzazione, puoi mostrare contenuti personalizzati a ciascun contatto in base ai valori delle sue proprietà nel CRM.

Oltre all’email di invito ti consiglio di creare un paio di reminder prima della fiera per aumentare il coinvolgimento e garantire la visita al tuo stand.

E per ottenere la massima visibilità non dimenticarti di diffondere la notizia sugli altri touchpoint digitali, preferibilmente anche con una spinta pubblicitaria (campagne su Google Ads e annunci strategici sui Social Media).

Attività durante la fiera: inserimento dei contatti nel CRM

Registrare i lead nel CRM 

Durante l'evento, l’obiettivo è semplificare il più possibile la raccolta di contatti e facilitare il processo di follow-up.
Su questo fronte ci sono diverse possibilità:

• tramite l'app di HubSpot è possibile scansionare i biglietti da visita e inserire i dati dei contatti in pochissimi step. Questa funzionalità ti consente di digitalizzare rapidamente le informazioni dei potenziali clienti, evitando la noiosa trascrizione manuale. 
• Altre volte, invece, può essere utile realizzare un form che viene compilato direttamente dai commerciali con i vari campi di clusterizzazione: lingua, mercato, esigenza, ecc che andranno a popolare delle liste specifiche nel CRM.

Inseriti i contatti in HubSpot, i commerciali potranno già assegnare dei task, inviare notifiche, mail di promemoria risparmiando tempo prezioso e permettendo a tutto il team sales di avere una chiara visione in tempo reale delle opportunità generate grazie alla fiera. 

Attività dopo la fiera: workflow e sequenze automatiche

Eccoci arrivati, quindi, al post fiera. Anche su questo fronte HubSpot non delude e, grazie alle diverse funzionalità di nurturing, dà una grande mano al reparto commerciale aumentando le possibilità di convertire i lead in clienti effettivi.
Se stai valutando l’attivazione di HubSpot ti ricordo che i flussi di lavoro e le sequenze sono accessibili nelle Licenze Marketing e Sales Professional o Enterprise. 

Workflow di follow-up

Per preparare il terreno per il follow-up la cosa migliore è impostare in anticipo i workflow o flussi di lavoro. 
Il workflow permette di effettuare degli invii massivi - ma con contenuto personalizzato - ad una lista di contatti e di pianificare diverse azioni in base alle risposte di ciascun utente (apertura email di ringraziamento, download dell’ebook, visita al sito web…).

Una volta definiti vari step, e attivato il workflow, l’intero processo di follow-up avviene in modo automatico. È sufficiente impostare i criteri di enrollment per iscrivere i lead, definire i tempi e le modalità di contatto. 

Sequenze commerciali per massimizzare le conversioni

Con lo strumento delle sequenze, è possibile inviare e-mail mirate one-to-one e temporizzate per fare nurturing sui contatti. Diversamente dai workflow, nelle sequenze è possibile inserire anche delle azioni di verifica o personalizzare il ritardo tra le fasi, in modo che le e-mail e le attività vengano eseguite quando si desidera. 

Tra una fase e l’altra, infatti, è possibile inserire un promemoria per l'invio manuale di un'e-mail o una telefonata. E se si utilizza l'integrazione di HubSpot con LinkedIn Sales Navigator, è possibile anche creare un'attività per ricordare di inviare manualmente una richiesta di connessione.

HubSpot fornisce, inoltre, un monitoraggio dettagliato delle interazioni dei lead con le sequenze. È possibile visualizzare quali email sono state aperte, quali link sono stati cliccati e come i lead hanno interagito con i contenuti. Questi dati preziosi consentono di adattare e ottimizzare le sequenze in tempo reale per massimizzare l'efficacia.

Tutto ciò consente al team di concentrarsi su attività più strategiche mentre il CRM si occupa dell'esecuzione automatica di attività ripetitive.

Conclusione

Come avrai capito, sfruttare HubSpot per gestire la partecipazione a una fiera B2B può fare davvero la differenza nel successo del tuo evento. 

Dai promemoria iniziali alla raccolta di lead in tempo reale e al follow-up post-fiera, HubSpot offre gli strumenti necessari per ottimizzare ogni fase del processo. Seguendo questi passaggi, puoi massimizzare il rendimento del tuo investimento fieristico e costruire relazioni durature con i tuoi prospect.

Se stai già utilizzando HubSpot ma vorresti approfondire alcune funzionalità oppure stai valutando l’inserimento di un CRM in azienda, fissa una call con me e ti guiderò nella scelta migliore per te e il tuo team!