Come gestire i contatti raccolti in fiera: l'esempio del Salone Del Mobile

Fiere e manifestazioni sono importanti per le aziende. Si tratta di momenti unici, utili a presentare novità di prodotto e servizi, ma soprattutto essenziali per intrecciare preziose relazioni con i visitatori ed espandere così la rete commerciale aziendale.

Se vuoi approfondire il tema della pianificazione strategica pre fiera puoi leggere l'articolo scritto da Katia, la nostra Project Manager, "Attività digital per la partecipazione ad una fiera".

In questo articolo, invece, ci caliamo nel post fiera, il momento chiave in cui vengono poste le basi per una corretta e fruttuosa gestione dei contatti raccolti. Entriamo ora nel vivo con il caso pratico: Il Salone del Mobile.

Il Salone del Mobile è l’evento per eccellenza del settore e trasforma Milano nella capitale internazionale del design.
La fiera non si limita al solo quartiere fieristico di Rho, ma anche la città diventa grande installazione aperta al pubblico, in un susseguirsi di eventi sparsi in mille location, tra mostre, occasioni di networking e manifestazioni di grande pregio creativo.
In una sola settimana, grazie ad incontri allo stand e alla partecipazione agli eventi, si conoscono persone interessanti, nuovi designer emergenti, architetti e creativi con cui collaborare e si incontrano clienti passati, presenti e futuri. 

Di ritorno a casa, la valigia è piena di idee da sviluppare e di biglietti da visita da “richiamare”.
Perché tutto l’investimento di tempo (e di denaro!) concretizzi il suo valore, però, una buona percentuale di quei contatti deve trasformarsi, con il tempo, in cliente.
Per questo, il team di vendita dovrà dimostrare di avere la capacità di gestire i contatti acquisiti in fiera, allo stand o a un evento collaterale, nel tempo e nel modo più opportuno.
Come fare? Ecco alcune indicazioni.

Non tutti i contatti sono uguali

Se hai l’impressione che i tuoi clienti guardino solo il prezzo, forse è perché non hai dato loro modo di pensare ad altro.
Seth Godin

• che priorità dare alla gestione del contatto,
• come gestirlo al meglio e curare la relazione con lui,
• come i tuoi prodotti e i tuoi servizi possono essergli di aiuto (se capiamo che non possiamo essere d’aiuto per questa volta, non perdiamo tempo prezioso... concentriamoci sugli altri, lui si ricorderà della nostra trasparenza e onestà e forse, quando ci sarà l’occasione giusta, tornerà).
• come preparare, scrivere, presentare la proposta commerciale, quando ci sarà (le proposte non devono essere standard e tutte uguali!

Un giorno realizzerai che c’è una ragione per ogni persona che hai incontrato. Qualcuno ti metterà alla prova, qualcun altro ti userà, qualcun altro ti insegnerà qualcosa e qualcuno tirerà fuori il meglio di te.”
cit.

Un po’ di sana business intelligence: studia e raccogli informazioni sui contatti

In principio erano la memoria umana e i file excel: ora ci sono i software CRM

I Saloni: Don’t call it a dream, call it a plan

• Predisponi un'agenda per gli appuntamenti e una serie di domande per scremare fin da subito i contatti interessanti da quelli meno interessanti.
• Ricorda che un contatto non buono oggi potrà diventare buono domani: sii sempre gentile con tutti e non calpestare nessuno.
• Non (solo) i soliti gadget: lascia ai tuoi contatti un contenuto utile, un regalo speciale in cui si possa identificare e che parli dei tuoi valori, che ti sia da gancio per risentire la persona, una volta rientrata a casa.
• Raccogli i nominativi in un formato funzionale: va bene il cartaceo, se non puoi fare altrimenti, ma valuta anche l’uso di Google Drive oppure di fogli excel già impostati con tutti i campi che ti interessano (sarà veloce poi importare in CRM un file excel costruito bene fin da subito!).
• Puoi, inoltre, registrare direttamente gli interessati alla newsletter tenendo sempre aperto in un iPad il pannello di Mailchimp o MailUp o di inserire direttamente, quando possibile, i nominativi in CRM.
  
  

Consolidare il ricordo e continuare la post-relazione: sii coraggioso e gentile

Dopo una settimana di fiera e di eventi, tutti avranno visto e incontrato talmente tante persone che alcuni ricordi saranno più vivi, altri si faranno, nel tempo, più sfocati o addirittura confusi.
Per questo motivo è importante pianificare e accordarsi, se possibile, sui tempi e sui modi del primo contatto post fiera, facendo in modo che sia il più possibile personalizzato e atteso.

Non sempre ciò sarà possibile e dovremo anche contattare professionisti di cui abbiamo solo un vago ricordo o di cui addirittura ci è stato passato il biglietto da visita dai colleghi.
In questi casi, lo studio della persona e del suo contesto (azienda, professione, network ecc…) con i sistemi di sales intelligence e con i social network ci può dare davvero una mano per entrare subito in empatia e vincere il muro iniziale della diffidenza, soprattutto se non abbiamo un brand forte alle spalle (ma su questo punto si può sempre cominciare a lavorare).
Sia l’e-mail che il telefono sono mezzi perfetti per questa prima comunicazione.

Più che il mezzo, conta infatti il modo in cui ci presentiamo:

• Siate concisi, gentili e veri. Evitate le lunghe mail di “presentazione aziendale” che pur tutti nella nostra vita abbiamo scritto ma che suonano così retrò e così fredde, soprattutto se c’è già stato un incontro di persona.
• Ringrazia sempre per l’incontro avvenuto a Milano. Se possibile, ricordane le circostanze, le persone che erano con voi, le cose che vi siete detti. Se potete condividere del materiale, fatelo: inviare le fotografie degli eventi, un articolo, un comunicato stampa. Anche linkare un album su Facebook o una foto su Instagram sono rievocazioni di ricordi e possono riaprire la conversazione, lì dove entrambi l’avete lasciata.
• Ricorda la sfida iniziale, il motivo per cui è avvenuto l’incontro, il primo bisogno che il tuo contatto ti ha manifestato: ti dovrà fare da guida per tutta la durata della relazione perché è la ragione per cui ha varcato la soglia dello stand, il motivo che lo ha portato a confrontarsi con te e con il brand che rappresenti.
• Se ne percepisci i presupposti, proponi una visita all’azienda: gli showroom aziendali e la visita ai reparti produttivi sono spesso un’iniezione di fiducia: aprono la trattativa o la sbloccano definitivamente a tuo favore, convincendo della bontà della propria scelta.
• Brochure e cataloghi: sono strumenti preziosissimi e vanno utilizzati come ogni altro strumento di vendita, cioè con cura: non inviare cataloghi a raffica, come prima cosa e senza altra spiegazione, magari insieme alla famosa “mail di presentazione aziendale”: porterai subito il livello della trattativa sul prodotto e, di conseguenza, sul prezzo, mentre tutti sappiamo che il prodotto è sì a catalogo ma da che mondo è mondo, se ne vale la pena può essere personalizzato e che le discussioni (solo) sui prezzi sono le più tristi e le maggiormente poco interessanti dell’universo lavorativo. Al prodotto e al prezzo ci arriverai, ma alla fine: dopotutto, è ovvio che vendi prodotti e che questi prodotti avranno un certo prezzo. Fai però prima tante domande per capire bene chi hai di fronte, se è un contatto interessante per te oppure no e cosa potrà apprezzare se e quando arriverete a parlare di prodotto e di prezzo.
• Ricorda che ogni persona è unica e che ha bisogno di una relazione e di una proposta unica: questo non significa non avere un metodo di vendita (anzi!) o di non avere degli standard o dei modelli di offerte o dei listini (servono!), significa però usare questi strumenti con la giusta flessibilità che il mercato oggi richiede.

Le persone non comprano prodotti o servizi: acquistano relazioni, storie e magia.
Seth Godin

La conversione in clienti e il lead nurturing, ovvero coltivare i clienti di domani

• Newsletter informative, promozionali, di approfondimento, di invito a successivi eventi
• Campagne di Remarketing sulle diverse piattaforme
• Utilizza i contatti, anche quelli raccolti nelle fiere passate, per creare delle campagne con pubblici “lookalike” su Facebook: in questo modo potrai mostrare dei contenuti ad hoc a dei profili simili a quelli conosciuti negli anni.
• Articoli dedicati ad esigenze specifiche, recapitati via mail o in forma cartacea
• Aggiornamento periodico news/eventi/prodotti nel sito corporate e sui canali social aziendali
• Relazione one-to-one su LinkedIn con il proprio referente dell’area vendite
• Visite periodiche e/o incontri in altri eventi/fiere.
  

Conclusione

Si parla molto, nel mondo marketing e web marketing, di Lead Generation, ovvero dell’attività e strategie per generare nuovi contatti, online e offline: è attività necessaria e doverosa ma a volte onerosa per le aziende e per i commerciali, sia in termini di tempo che di budget.

Beh, il Salone del Mobile è l’attività di Lead Generation offline per eccellenza nel suo settore, ma ha un grande difetto/fortuna: dura solo una settimana.
Consiglio: eventualmente valuta se è il caso di “essere presente nella fiera di Google tutto l’anno” con delle attività di web marketing ad hoc.

Spesso invece, finita la fiera e rientrati sfiniti a casa, dopo le prime settimane di fermento ci si dimentica di mettere in atto nel tempo delle attività strutturate sui contatti già acquisiti, che sono il vero patrimonio e il valore delle aziende, proprio perché reali e già conosciuti dalla forza vendite, per farli “sentire e desiderare di essere al Salone a parlare con te tutto l’anno”.

Le attività di CRM e lead nurturing ci consentono di sfruttare al meglio il budget speso per le costose fiere e per gli eventi.

Inoltre, tutte le aziende hanno già tanti, anzi, tantissimi contatti raccolti negli anni e a volte partire a ragionare da queste banche dati può non solo dare una inaspettata soddisfazione ma anche può davvero allineare e far lavorare insieme gli Uffici Marketing con gli Uffici Vendite verso un unico obiettivo: il risultato economico, che passa anche per un metodo di gestione dei contatti commerciali, la fidelizzazione dei clienti esistenti, la riconquista di un cliente perso anni prima e poi non più aggiornato sulle novità della nostra azienda o la conquista di un vecchio contatto dormiente.

La prima cosa importante da fare è far sedere Ufficio Marketing e Ufficio Vendite insieme allo stesso tavolo, analizzare con serietà e magari con un aiuto da parte di professionisti e consulenti esterni ciò che si è fatto fino ad oggi e condividere la conoscenza del cliente.

Bizen sa accompagnarti in questo percorso di crescita, aiutandoti a definire un metodo e un percorso di strategia digitale per raggiungere i tuoi obiettivi di vendita.
Per approfondire i punti che ti hanno incuriosito, contattaci per una chiacchierata e un onesto confronto. 

Il Calendario Editoriale è uno strumento indispensabile per definire in anticipo i contenuti da diffondere e per organizzare meglio la loro pubblicazione sul blog e sui canali social prima, durante e dopo l'evento. Ecco per te un template pronto all'uso da scaricare.