Come gestire i contatti raccolti in fiera: l'esempio del Salone Del Mobile

Fiere ed eventi sono occasioni estremamente importanti per le aziende. Si tratta di momenti unici, utili per presentare novità di prodotto e servizi, ma soprattutto sono essenziali per intrecciare preziose relazioni con i visitatori ed espandere così la rete commerciale aziendale.

Se vuoi approfondire il tema partecipazione alle fiere puoi leggere l'articolo scritto da Silvia, la nostra Content Specialist, "Partecipazione alle fiere: come attirare l'attenzione e gestire i contatti in arrivo".

In questo articolo, invece, mi calerò più nello specifico nel post fiera, il momento chiave in cui vengono poste le basi per una corretta e fruttuosa gestione dei contatti raccolti.
E per farlo, ho deciso di portare un caso pratico: Il Salone del Mobile di Milano.

Il Salone del Mobile è l’evento per eccellenza del settore Design & Arredamento, capace di trasformare Milano nella capitale internazionale del design.
La fiera non si limita al solo quartiere fieristico di Rho, ma negli ultimi anni l’evento si sta espandendo sempre di più, tanto da trasformare l’intera città in una grande installazione a cielo aperto.
Eventi aperti al pubblico, mostre in ogni angolo, occasioni di networking e manifestazioni creative si susseguono tra una via e l’altra.
In una sola settimana, grazie ad incontri allo stand e alla partecipazione agli eventi, hai la possibilità di incontrare e conoscere persone interessanti, nuovi designer emergenti, architetti e creativi con cui collaborare. 

Di ritorno a casa, la valigia è piena di idee da sviluppare e di biglietti da visita da “richiamare”.
Perché tutto l’investimento di tempo (e di denaro) concretizzi il suo valore, però, una buona percentuale di quei contatti deve trasformarsi, con il tempo, in cliente.
Per questo, il team di vendita dovrà dimostrare di avere la capacità di gestire i contatti acquisiti in fiera, nel tempo e nel modo più opportuno.
Ma come fare?

Non tutti i contatti sono uguali

Ogni persona ha la sua storia, la sua cultura e i suoi valori, per creare una relazione devi conoscerli. Immagina la sua vita, fai domande con curiosità, prova a capire i suoi gusti, le altre aziende che sta seguendo e che considera dei leader, le sue sfide personali e professionali.

Nel pianificare le strategie di marketing e di vendita, ragiona non più con la vecchia classificazione B2B e B2C, bensì con la più attuale sigla H2H: human to human. Perché, soprattutto in questa fase, il rapporto umano e l’empatia sono fondamentali per costruire un rapporto duraturo.

Prova a ipotizzare com’è strutturato il Customer Journey della persona che hai incontrato, il viaggio che lo porterà a scegliere per l’uno o per l’altro fornitore e in che momento tu l’hai incontrato: è un giovane architetto che si sta facendo delle idee per progetti futuri? È un senior designer con un progetto concreto da sottoporre? Oppure è un contractor in fase di validazione e scelta tra più preventivi? E quali saranno i motivi che lo spingeranno a scegliere un’azienda o un’altra?

Solo quando hai chiarito tutti questi aspetti allora puoi pensare a:

• Con quale priorità gestire il contatto;
• Come gestirlo al meglio e curare la relazione con lui;
• Come i tuoi prodotti e i tuoi servizi possono essergli di aiuto (se capisci che per questa volta non puoi essere d’aiuto, evita di perdere tempo prezioso... concentrati piuttosto sugli altri contatti raccolti);
• Preparare, scrivere, presentare la proposta commerciale (ricorda che le proposte non devono essere standard, ma è importante customizzarle in base a esigenze, bisogni e risorse dell’interlocutore!).

Se hai l’impressione che i tuoi clienti guardino solo il prezzo, forse è perché non hai dato loro modo di pensare ad altro.
Seth Godin

Un po’ di sana business intelligence: studia e raccogli informazioni sui contatti

Grazie a Google, ai social network e ai data base di sales intelligence, è possibile raccogliere tantissime informazioni sui propri contatti: fatturato e altri indici di bilancio, numero di dipendenti, chi sono i responsabili di area, eventi ai quali hanno partecipato, conoscenze in comune, temi ai quali sono interessati e sensibili.

Studia bene il loro contesto prima di sentirli e raccogli tutte le informazioni nel CRM aziendale in modo da avere sempre tutto organizzato in un unico punto.

In principio erano la memoria umana e i file excel: ora ci sono i software CRM

Oggi un buon software CRM è in grado di registrare tutti gli scambi che avvengono tra te e i tuoi contatti (dati anagrafici, note, email e telefonate con i relativi esiti, visite al sito, richieste di preventivo emesse e relativi esiti delle trattative), tracciare ogni fase della negoziazione, svolgere attività automatiche (grazie all’utilizzo di workflow automatizzati) e tenere ben monitorate scadenze e tempistiche. Tali informazioni sono estremamente utili per il reparto marketing e sales e possono inoltre essere condivise con i propri colleghi con ordine ed efficienza.

In questo modo il CRM aziendale diventa la cassaforte per custodire ciò che per l’azienda è più prezioso: le relazioni con i propri clienti.
Ovviemente sul mercato esistono diversi CRM, ma HubSpot si distingue tra tutti per le sue funzionalità.
Semplice, intuitivo e personalizzabile: se cerchi un CRM capace di accompagnarti dal Marketing al Sales allora HubSpot, con i suoi vari piani, è sicuramente un’alternativa da prendere in considerazione. 

Le fiere: don’t call it a dream, call it a plan

Pianificare rende molto più semplice lo svolgimento delle operazioni successive: organizza da subito la tua presenza in fiera nell’ottica di raccogliere e poi utilizzare efficacemente i contatti. Come?

Ecco alcune idee:

• Predisponi un'agenda per gli appuntamenti e una serie di domande per scremare fin da subito i contatti interessanti da quelli meno interessanti.
• Ricorda che un contatto non buono oggi potrà diventare buono domani: sii sempre gentile con tutti e crea relazioni empatiche con i tuoi interlocutori.
• Non (solo) i soliti gadget: lascia ai tuoi contatti un contenuto utile, un regalo speciale in cui si possa identificare e che parli dei tuoi valori, che ti sia da gancio per risentire la persona una volta rientrata a casa.
• Raccogli i nominativi in un formato funzionale: va bene il cartaceo, se non puoi fare altrimenti, ma valuta anche l’uso di Google Drive oppure di fogli excel già impostati con tutti i campi che ti interessano (sarà molto più veloce poi importare in CRM un file excel costruito bene fin da subito!).
• Puoi, inoltre, registrare direttamente gli interessati alla newsletter tenendo sempre aperto in un iPad il pannello di Mailchimp o MailUp o di inserire direttamente, quando possibile, i nominativi in CRM.

Consolidare il ricordo e continuare la post-relazione:

Al termine della fiera, tutti i partecipanti avranno incontrato talmente tante persone che ricordarsi tutti è pressoché impossibile.
È molto probabile, infatti, che molte persone o aziende abbiano lasciato un ricordo più vivido nella mente dei partecipanti. Per questo motivo è importante pianificare e accordarsi, se possibile, sui tempi e sui modi del primo contatto post fiera, facendo in modo che sia il più possibile personalizzato e atteso.

Lo scopo, quindi, è quello di lasciare un ricordo chiaro e positivo nella mente dei nostri interlocutori e, a nostra volta, di ricordarci i bisogni e le esigenze di tutti i contatti raccolti.
Non sempre ciò sarà possibile e dovremo anche contattare professionisti di cui abbiamo solo un vago ricordo o di cui addirittura ci è stato passato il biglietto da visita dai colleghi.
In questi casi, lo studio della persona e del suo contesto (azienda, professione, network ecc…) con i sistemi di sales intelligence e con i social network ci può dare davvero una mano per entrare subito in empatia e vincere il muro iniziale della diffidenza, soprattutto se non abbiamo un brand forte alle spalle (ma su questo punto si può sempre cominciare a lavorare).
Sia l’e-mail che il telefono sono mezzi perfetti per questa prima comunicazione. 

Più che il mezzo, però, conta il modo in cui ci presentiamo:

• Sii concisi, gentile e vero. Evita le lunghe mail di “presentazione aziendale” che pur tutti nella nostra vita abbiamo scritto ma che suonano così retrò e così fredde, soprattutto se c’è già stato un incontro di persona.
• Ringrazia sempre per l’incontro e, se possibile, ricordane le circostanze, le persone che erano con voi, le cose che vi siete detti (in questo modo sarà più facile per loro ricordarsi di te).
  Se puoi, condividi del materiale: inviare le fotografie degli eventi, un articolo, un comunicato stampa. Anche linkare un album su Facebook o una foto su Instagram sono rievocazioni di ricordi e possono riaprire la conversazione, lì dove entrambi l’avete lasciata.
• Ricorda la sfida iniziale, il motivo per cui è avvenuto l’incontro, il primo bisogno che il tuo contatto ti ha manifestato: ti dovrà fare da guida per tutta la durata della relazione perché è la ragione per cui ha varcato la soglia dello stand, il motivo che lo ha portato a confrontarsi con te e con il brand che rappresenti.
• Se ne percepisci i presupposti, proponi una visita all’azienda: gli showroom aziendali e la visita ai reparti produttivi sono spesso un’iniezione di fiducia: aprono la trattativa o la sbloccano definitivamente a tuo favore, convincendo della bontà della propria scelta.
• Brochure e cataloghi: sono strumenti preziosissimi e vanno utilizzati come ogni altro strumento di vendita, cioè con cura.
  Non inviare cataloghi a raffica, come prima cosa e senza altra spiegazione, magari insieme alla famosa “mail di presentazione aziendale”: porterai subito il livello della trattativa sul prodotto e, di conseguenza, sul prezzo. Al prodotto e al prezzo ci arriverai.
  Piuttosto, inizia facendo domande per capire bene chi hai di fronte, se è un contatto interessante per te e cosa potrà apprezzare quando arriverete alla trattativa.
• Ricorda che ogni persona è unica e che ha bisogno di una relazione e di una proposta unica: questo non significa non avere un metodo di vendita (anzi!) o di non avere degli standard, dei modelli di offerte o dei listini, significa però usare questi strumenti con la giusta flessibilità che il mercato oggi richiede.

Lead Nurturing: come coltivare i clienti di domani

• Newsletter informative, promozionali, di approfondimento o di invito a successivi eventi;
• Campagne di Remarketing;
• Campagne con pubblici “lookalike” su META;
• Blog e articoli dedicati ad esigenze specifiche;
• Relazione one-to-one su LinkedIn con il proprio referente dell’area vendite;
• Visite periodiche e/o incontri in altri eventi/fiere.
  

Conclusione

Si parla molto, nel mondo marketing e web marketing, di Lead Generation.
La Lead Generation non è altro che un insieme di attività e strategie volte a generare nuovi contatti, online e offline: è un'attività necessaria e doverosa, ma a volte onerosa per le aziende e per i commerciali, sia in termini di tempo che di budget.

Tuttavia, le attività di CRM e lead nurturing ci consentono di sfruttare al meglio il budget speso per le costose fiere e per gli eventi.
Inoltre, tutte le aziende hanno già tanti, anzi, tantissimi contatti raccolti negli anni e a volte partire a ragionare da queste banche dati consente di coordinare al meglio gli Uffici Marketing e Vendite verso un unico obiettivo: il risultato economico, che passa anche per un metodo di gestione dei contatti commerciali, la fidelizzazione dei clienti esistenti, la riconquista di un cliente perso anni prima o la conquista di un vecchio contatto dormiente.

La prima cosa importante da fare è far sedere Ufficio Marketing e Ufficio Vendite insieme allo stesso tavolo, analizzare con serietà e magari con un aiuto da parte di professionisti e consulenti esterni ciò che si è fatto fino ad oggi e condividere la conoscenza del cliente.

In Bizen sappiamo accompagnarti in questo percorso di crescita, aiutandoti a definire un metodo e un percorso di strategia digitale per raggiungere i tuoi obiettivi di vendita.
Per approfondire i punti che ti hanno incuriosito, contattaci per una chiacchierata!

E se, invece, hai in programma una fiera a breve, puoi scaricare gratuitamente il nostro calendario per pianificare la tua comunicazione in fiera!