ATTIVITÀ DIGITAL PER LA PARTECIPAZIONE AD UNA FIERA

Categorie: Fiere ed eventi B2B

La partecipazione ad una fiera coinvolge tutti i reparti di un’azienda: produzione, logistica, ricerca e sviluppo, amministrazione, finance, commerciale, oltre a marketing e comunicazione. Non attuare una strategia digital organica che abbracci le attività pre, durante e post può causare un ritorno sugli investimenti non proporzionale allo sforzo messo in campo dall'azienda.

Per questo motivo è fondamentale definire con precisione gli obiettivi da raggiungere e pianificare, di conseguenza, la giusta strategia.

Molte aziende con cui siamo entrati in contatto ci hanno riferito di aver sottovalutato alcuni aspetti di strategia digitale pro fiera a discapito, poi, dei risultati finali. Ad esempio difficoltà nel registrare i lead allo stand, contatti raccolti in fiera non più risentiti, gap nel gestire la visual communication, mancanza di personale o di strumenti adeguati…

Ti spiego, quindi, la nostra strategia raccontandoti i progetti realizzati per due clienti, Aldo Bernardi e Arte Veneziana, che abbiamo supportato nella fase di organizzazione e comunicazione in occasione, rispettivamente, di Euroluce 2019 e del Salone del Mobile di Milano.

Gli step necessari si possono suddividere in tre fasi:

  1. pre fiera 
  2. durante 
  3. post fiera 


Se stai cercando uno strumento che ti aiuti nella gestione di tutte queste attività puoi scaricare il planning personalizzabile. 

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Le attività pre-fiera

  • STRATEGIA

    L’attività iniziale di analisi e pianificazione è fondamentale per delineare  gli obiettivi specifici e misurabili che si vogliono raggiungere.
    In particolare, per chi ha alle spalle molte partecipazioni a fiere, è facile cadere nell’errore di replicare “quello che si è sempre fatto”.
    Una volta stabiliti gli obiettivi e il budget, è buona prassi individuare una figura che si occupi della pianificazione complessiva. La mansioni di project management e di coordinamento dei dipartimenti interni vanno gestite dall’azienda, mentre tutti gli aspetti della comunicazione digitale possono essere affidati ad un’agenzia esterna.

    L’attività per i nostri due clienti è iniziata a gennaio, momento in cui abbiamo raccolto tutte le informazioni e abbiamo stilato gli step necessari per promuovere in modo efficace la loro presenza in fiera e intercettare il giusto target.

  • CRM

    Prima ancora di pensare ai contenuti e agli strumenti, è necessario assicurarsi di avere una piattaforma CRM (Customer Relationship Management) che ti permetta di gestire tutte le attività di Marketing e Sales per la fiera. Dalla creazione delle liste di contatti a cui inviare le comunicazioni, al tracciamento delle azioni dell’utente (apertura delle e-mail personalizzate, click sulle call-to-action, visualizzazione landing page,...) fino al monitoraggio delle attività di vendita.  

    Molto spesso, infatti, le aziende che non hanno un approccio S-Marketing (allineamento dei reparti Marketing e Sales) faticano a gestire i contatti raccolti e a trasformarli in opportunità di business.
    Un valido strumento per fare tutto questo è Hubspot che, nella modalità CRM, è totalmente gratuito e permette di gestire le comunicazioni con un numero illimitato di contatti, anche grazie a funzioni interamente automatizzate.
    Grazie a questo tool è possibile generare un database di indirizzi dedicato alla fiera, che può essere alimentato in modo semplice e integrato.
    Il ritorno all’investimento (ROI) di tutto l’evento è, quindi, perfettamente misurabile matchando i contatti e le relative azioni.

  • DIGITAL PRCS_ALDO

    Per la stesura dei comunicati stampa è importante affidarsi a professionisti che sappiano come presentare al meglio i contenuti, tenendo in considerazione tono di voce del cliente e aspetti SEO.

    Pubblicare articoli nel portali di settore (ad esempio Archiproducts per il settore arredamento*) e nei siti di informazione è utile per aumentare la brand awareness, generare traffico al sito e posizionarsi sui motori di ricerca con un ulteriore contenuto.

    Per Aldo Bernardi, abbiamo redatto i comunicati stampa grazie al supporto della nostra Copywriter Elisa e li abbiamo caricati nei vari portali digitali circa un mese prima dell’evento.

    *se la tua azienda è del settore arredamento potrebbe interessarti l'articolo scritto da Mauro, founder di Bizen, sulle alternative al Salone del Mobile per avere più contatti. Grazie ad internet, infatti, è possibile creare anche fiere online personali dedicate solo ai propri prodotti e al proprio brand. 

  • VISUAL
    La creazione di un concept visual è un passo importante perché permette di creare un fil rouge da declinare su tutta la comunicazione, offline e online.
    Dallo stand alle brochure, fino ai canali digitali: sito web, blog, social network.
    La veste grafica dovrà allinearsi all’immagine coordinata dell’azienda ed essere ben riconoscibile.

  • WEB DESIGN
    Per poter valorizzare al massimo la fiera all’interno dei canali digitali si può scegliere di percorrere diverse strade, quali:
    - aggiornare l’homepage del sito;
    - creare una sezione dedicata all’evento; 
    - pubblicare una news nel blog;
    - creare una landing page ad-hoc dove far atterrare tutti gli utenti e dove poter registrare in modo puntuale le visite e le richieste di informazioni.

Per Aldo Bernardi la fiera è stata l'occasione per presentare una nuova collezione ed anche una vera e propria rivoluzione organizzativa dei prodotti.
A livello strategico abbiamo, quindi, definito un lavoro di
restyling del sito, sia in italiano che in inglese, per mettere in risalto le nuove creazioni e rendere l’esperienza utente ancora più coinvolgente. È stato anche creato un articolo all’interno dell’area “Raccontiamo” per anticipare le creazioni. 



Per Arte Veneziana, invece, abbiamo realizzato una landing page in doppia lingua (italiano e inglese) con lo scopo di far scaricare i cataloghi delle tre nuove collezioni e di mettere in contatto i designer con l’azienda. 
Per assicurarci il maggior numero di visualizzazioni è stata realizzata un’attività di Advertising a pagamento.
Su Google Ads abbiamo generato una campagna rivolta ai mercati di maggior interesse per il cliente utilizzando la landing page come punto d'atterraggio. Su Facebook Ads, invece, abbiamo creato una custom audience (una tipologia di targetizzazione avanzata) derivata dal database contatti del cliente per far scaricare il catalogo dal social network.
In totale sono stati generati circa 120 lead in target, che sono stati inseriti all’interno del database CRM Hubspot.


  • NEWSLETTER
    Fondamentali per la promozione di qualsiasi evento sono le email di Direct Marketing:
    - email di invito, per anticipare la partecipazione alla fiera
    - email di reminder, come promemoria e/o per dare la possibilità prenotare un appuntamento in fiera
    - seconda email di reminder pochi giorni prima della fiera per anticipare i prodotti che verranno presentati.

    Per Aldo Bernardi sono state inviate diverse email per invitare e ricordare ai contatti di visitare lo stand in fiera, inserendo anche il link all'approfondimento sul sito. 

  • SOCIAL NETWORK
    Ovviamente la condivisione della partecipazione alla fiera va fatta anche su tutti i canali social dell’azienda.
    Lato visual, consiglio di utilizzare sempre il concept grafico creato per l'evento, mentre per il copy è importante ricordare di adattare lo stile del testo alla piattaforma utilizzata: formale su LinkedIn, diretto e semplice su Facebook e Twitter, estetico ed attrattivo su Instagram.



Le attività durante la fiera

  • CRM

    Come anticipato, uno degli obiettivi principali della fiera è la raccolta dei leadquindi occorre predisporre una modalità di registrazione dei contatti veloce ed efficace.
    Anche in questo caso ci viene in aiuto Hubspot, che ci offre una duplice possibilità:
    - registrare i contatti direttamente dal pannello utente,
    - creare una landing page con un form di registrazione da far compilare ai visitatori durante la fiera tramite un tablet installato nello stand.

  • VISUAL
    L'ideale sarebbe incaricare 1 o 2 persone di occuparsi in modo esclusivo del reportage foto e videopermettendo ai commerciali di concentrarsi sulle attività di vendita.
    Per assicurarti un risultato ottimale, ti consiglio di scegliere un fotografo professionista che produca contenuti di alta qualità che potrai utilizzare in futuro per il tuo piano editoriale e altre comunicazioni ufficiali.

  • NEWSLETTER
    Durante l’evento è possibile inviare ai clienti una newsletter con le foto dello stand e il dietro le quinte della manifestazione per creare engagement e mantenere acceso l’interesse. 
    Se vuoi scoprire come creare un piano editoriale per le tue email puoi leggere l'articolo Sfruttare l'email marketing all'interno della propria strategia Inbound.

  • SOCIAL NETWORKSOCIAL-AV-GIF
    Il live posting consiste nel raccontare in tempo reale l’evento a cui si sta partecipando sui canali social.

    Può essere usato con vari obiettivi: estendere l’audience e raggiungere chi non è fisicamente presente, generare awareness, ottenere nuovi contatti in target.

    In particolare su Facebook, Instagram e LinkedIn è possibile trasmettere video in diretta.

    Per facilitare queste attività è necessario prevedere l’allocazione di una risorsa dedicata o affidarsi ad un’agenzia esterna.

Se vuoi scoprire come massimizzare l’esposizione mediatica del brand e le opportunità di relazione con le persone durante un'evento o una fiera: 3 step per implementare una strategia digital durante un evento B2B.

Le attività post-fiera

  • STRATEGIA
    A questo punto, tornato dalla fiera, potrai dedicarti alle attività commerciali e di lead nurturing per convertire quanti più lead possibili in prospect e infine in clienti.
    Per scoprire come farlo nel modo più efficace puoi leggere l'articolo Come gestire i contatti raccolti in fiera: l'esempio del Salone del Mobile
    Le attività post vendita, infatti, sono importanti tanto quanto la pianificazione iniziale. 
     

  • newsletter ABNEWSLETTER
    Il primo step consiste nell'inviare un’email di ringraziamento ai nuovi contatti per condividere video e/o immagini significative assieme ad un resoconto della manifestazione.

    Attenzione al contenuto: la tua non sarà certo l’unica mail che gli utenti riceveranno dopo l’evento, anzi. Per questo devi fare in modo che la tua spicchi su tutte le altre, che incuriosisca e sia il più personalizzata possibile.

    Ad esempio per Aldo Bernardi, abbiamo inviato una mail che, non solo ringraziava per la partecipazione, ma che informava anche dell’online del sito recentemente aggiornato e dava la possibilità di scaricare il nuovo catalogo. Il database utilizzato è stato quello alimentato durante tutto l’evento.

 

  • CRM
    Per agevolare le attività dei commerciali potrai sfruttare le funzioni di Hubspot Sales che permettono di creare dei flussi di lavoro automatici, detti “workflow”, per l’invio di varie email (ad esempio la richiesta di appuntamento, il download del catalogo, ...).
    Per scoprire cosa sono i workflow e come funzionano, leggi l'articolo sulla Marketing Automation
    Hubspot ti permette, inoltre, di programmare le email, i reminder con annotazioni sulle telefonate intercorse, gli appuntamenti tenuti, le opportunità e le azioni da compiere (to-do list).
     

  • EMPLOYER BRANDING
    L'ultima attività è la condivisione del resoconto della fiera e dei primi risultati con il team della tua azienda. Gli obiettivi sono molteplici: ringraziare tutte le persone che hanno lavorato per la buona riuscita dell’evento, aumentare il grado di coinvolgimento ed ottenere un feedback tecnico.
    Questo step è fondamentale per ottimizzare le attività in vista delle prossime fiere.

Qualsiasi attività che venga svolta in azienda e coinvolga un investimento di risorse umane, di tempo e di denaro necessita di essere coordinata e gestita in modo strutturato ed organico, affinché nessuno sforzo sia vano.

Seguire queste linee guida (pre-durante-post) è il modo migliore per ottenere il massimo ritorno dell’investimento e soprattutto coinvolgere tutti gli stakeholder dell'azienda: i lead, che entrano in contatto con il brand per la prima volta che, se ne avranno una buona prima impressione, potranno diventare prospect che, a loro volta, si potranno trasformare in clienti, se gestiti in modo proattivo dal reparto Sales.
Tutto questo è fondamentale in quanto il cliente non sceglie l’azienda unicamente per il prodotto, anche per la credibilità che questa ha saputo trasmettere.

Inoltre, uno stakeholder che spesso non viene considerato è il dipendente, che ha lavorato alla creazione dell’evento ed è a tutti gli effetti il primo influencer e fruitore del brand.

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Katia Bordignon

Autore: Katia Bordignon

Project Manager
Estroversa e curiosa, è la persona giusta per dare forma alle tue idee: che si tratti di pianificare una strategia o di organizzare un evento, lo farà con stile.

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Bizen, digital agency fondata nel 2007, affianca gli uffici marketing nella definizione e gestione di un piano digital marketing con l'obiettivo di valorizzare il brand online e attirare più contatti, ma quelli giusti.

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