Come progettare e gestire un webinar efficace?

I webinar sono ormai diventati uno strumento significativo nelle strategie di marketing, sia nel mondo B2B che B2C, specialmente per attività di brand awareness e lead generation.
Organizzare e gestire un webinar efficace richiede, però, una pianificazione accurata e l'uso delle giuste tecnologie. 

Se stai pensando di organizzare webinar per la tua azienda, ma non sai da dove partire, allora continua a leggere! In questa guida, ti condivideremo le migliori best practice per progettare e gestire un webinar di successo.

1. Definire gli obiettivi del webinar

Prima di iniziare la pianificazione, è fondamentale stabilire gli obiettivi del webinar. 
Questi possono includere:

• Brand awareness: aumento della notorietà del brand.
• Generazione di lead: ideale per raccogliere nuovi contatti qualificati ed in target.
• Formazione: educare il tuo pubblico su un tema specifico.
• Lancio di prodotti/servizi: particolarmente utile per presentare nuove offerte al tuo mercato di riferimento.
  
  

2. Scelta della piattaforma e strumenti di integrazione

La scelta della piattaforma per il webinar è cruciale per il successo dell'evento. Esistono molte opzioni valide sul mercato, come Zoom, Microsoft Teams, GoToWebinar e Webex. La scelta dipenderà dalle esigenze specifiche della tua azienda, come il numero di partecipanti, le funzionalità desiderate e il budget disponibile.

Inoltre, l'integrazione con strumenti di marketing automation, come HubSpot o Mailchimp, può semplificare la gestione della registrazione degli iscritti, le comunicazioni e il follow-up, automatizzando e personalizzando ogni fase del processo.
Tieni a mente tutte queste variabili prima di fare una scelta e, successivamente, scegli il piano più indicato in base a quanti webinar hai in programma di organizzare. 

3. Pianificazione del contenuto

Una volta definiti tema e obiettivi, è importante sviluppare un contenuto che risponda alle aspettative del tuo target. 

Ecco alcuni passaggi chiave:

• Agenda dell'evento: per prima cosa confrontati con gli speaker e prepara una scaletta dettagliata con gli argomenti da trattare.
• Relatori: scegli esperti del settore che possano apportare valore aggiunto durante lo speech.
• Preparazione delle slide: le slide devono essere chiare e coinvolgenti. Evita di riempirle con troppo testo; invece, concentrati su concetti chiave e utilizza immagini e grafici per rendere i punti più chiari e visivamente attraenti. Usa colori che catturino l'attenzione ma che siano anche coerenti con il brand. Infine, ricorda che uno stile pulito e minimalista spesso risulta più efficace.
• Contenuti premium: alla fine del webinar è importante proporre una risorsa di valore al tuo pubblico. Cerca di offrire contenuti esclusivi come consulenze gratuite, ebook, slide e registrazioni dell'evento. Se vuoi un esempio concreto, puoi trovare tutti i nostri webinar on demand nella sezione dedicata del sito Bizen: “Risorse > Webinar”.

4. Promozione del webinar

Per garantire la massima partecipazione, è essenziale promuovere il webinar in modo efficace. Inizia inviando inviti personalizzati ai clienti e contatti del tuo database. Questa comunicazione diretta aumenta la probabilità di adesione da parte di persone già interessate ai tuoi prodotti o servizi.

Inoltre, sfrutta al massimo i canali social per amplificare la visibilità dell'evento. Pubblica post regolari sui tuoi profili aziendali e incoraggia i membri del team a condividere questi aggiornamenti con le loro reti personali.
Infine, le campagne di advertising online (sia social che Google) sono uno strumento fondamentale per raggiungere un pubblico più ampio e targettizzato. Considera che, idealmente, dovresti iniziare queste campagne almeno un mese prima dell'evento per ottenere risultati ottimali (quindi programma i tuoi eventi con anticipo!)

5. Il giorno del webinar assicurati che tutto sia pronto!

Il mio consiglio è quello di fare sempre test tecnici prima della live per evitare problemi durante la diretta. Questo ti permetterà di evitare spiacevoli inconvenienti con audio, video e connessioni. 
Un altro suggerimento poi, è quello di preparare sempre un moderatore che possa gestire domande e interazioni con il pubblico, facilitando la comunicazione tra i relatori e i partecipanti. 

Durante il webinar, utilizza sondaggi e sessioni di Question & Answer per coinvolgere i partecipanti e rendere l'esperienza più interattiva. Infine, mantieni un ritmo dinamico e aderente all'agenda stabilita, assicurandoti che ogni segmento dell'evento rispetti i tempi previsti.

6. Follow-up post evento

Ricorda che il webinar non termina con la chiusura della live, anzi!
Il vero lavoro di nurturing inizia con il follow-up.
Dopo il webinar, infatti, è cruciale mantenere il contatto con i partecipanti e massimizzare i risultati ottenuti. 

In primis, invia una email di ringraziamento con il link alla registrazione e alle slide, permettendo agli iscritti di rivedere i contenuti. 
Puoi decidere anche di trasformare il video e le slide in un contenuto scaricabile dal sito, offrendo così un’opportunità anche a chi non ha potuto partecipare di accedere alle informazioni presentate. 
Analizza i dati di partecipazione e interazione per migliorare i futuri webinar. Questa analisi include il tasso di partecipazione, le domande poste, i sondaggi e i feedback ricevuti. Sfrutta al massimo questi dati per capire cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato.

Il follow-up commerciale è uno step fondamentale per capitalizzare i contatti generati dal webinar. Segmenta i nuovi lead in base al loro comportamento durante l'evento, come la partecipazione attiva e le domande poste. Personalizza le comunicazioni di follow-up per ciascun segmento, inviando contenuti e offerte specifiche che rispondano ai loro interessi e bisogni emersi durante il webinar. Ad esempio, per i lead più caldi, potresti programmare una demo del prodotto o una consulenza gratuita.

Inoltre, è utile integrare il follow-up con attività di nurturing attraverso email automation, fornendo ulteriori risorse educative e aggiornamenti pertinenti. Questo approccio aiuta a mantenere vivo l’interesse e a spostare i lead lungo il funnel di vendita. Ricorda, l'obiettivo è costruire una relazione duratura che porti a una conversione futura.

Gestire un webinar efficace

Ricorda sempre che realizzare un webinar efficace richiede attenzione ai dettagli, l'uso di strumenti dedicati e l'adozione di una strategia a monte.
Con un approccio strategico, infatti, i webinar possono diventare uno strumento potente per aumentare la notorietà del brand, generare lead qualificati e approfondire temi rilevanti per il tuo target. 

Noi di Bizen, con la nostra esperienza, siamo pronti ad aiutarti a progettare e gestire webinar di successo che portino risultati concreti. Contattaci per scoprire come possiamo supportarti nel raggiungere i tuoi obiettivi.