Le e-mail sono parte integrante dell’attività di business come mezzo di contatto e di relazione e come tali diffondono l’immagine di aziende e persone nel mondo, quindi occorre prestare la massima attenzione alla loro stesura e controllarle più volte prima di premere il tasto “invio”.
1. Omettere l’oggetto.
Spedire una mail senza oggetto significa spedire messaggi “ignoti”, se poi si analizza il dato che l’oggetto ha un valore pari all’80% dell’apertura di una mail è evidente che la sua omissione preclude la possibilità di raggiungere velocemente il target di riferimento e persino la possibilità di essere letti.
2. Scrivere frasi incoerenti.
Il titolo deve essere coerente ed attinente al contenuto del messaggio inviato. Evitare frasi banali ed utilizzare invece chiavi di lettura che facilitino la comprensione immediata del contenuto del messaggio, omettere frasi come “ecco per lei nuove offerte”.
3. Lasciare invariato il titolo della mail quando si risponde.
Un semplice esempio: quante volte si risponde ad una e-mail lasciando apparire nel titolo solo “re” (replay)? L’aggiunta di ulteriori informazioni consente a chi la ricevere di individuare esattamente il contenuto del messaggio nel modo più veloce.
4. Non personalizzare il messaggio per il destinatario.
Un messaggio eccessivamente informale rende le comunicazioni troppo fredde e distaccate e inoltre denota una scarsa attenzione verso chi riceve il messaggio, il quale ritiene di non essere stato preso nella giusta considerazione.
5. Non considerare le modalità comunicative.
A differenza della comunicazione face to face o delle conversazioni telefoniche, chi legge le e-mail non è in grado di identificare il comportamento non verbale e distinguere il tono della voce, di conseguenza formula un giudizio in base a quanto legge. È indispensabile verificare attentamente quanto scritto e considerare, magari ponendosi nei panni dell’altro, se il messaggio sia sufficientemente chiaro, conciso e comprensibile; evitare di dare tutto per scontato.
6. Non controllare la grammatica.
Come detto precedentemente la e-mail rappresenta l’azienda, le persone e le loro personalità; spedire messaggi con errori ortografici è indice di scarsa attenzione; chi la riceve è indotto a pensare che il mittente sia poco affidabile e che la cura posta nel suo lavoro non sia poi così buona.
7. Scrivere testi troppo lunghi.
Una buona e-mail necessità di frasi brevi e concise e la capacità di sintesi, nel rispetto della forma narrativa, è senza mezzi termini indispensabile.
8. Utilizzare frasi negative.
Evitare l’utilizzo di frasi in negativo, ad esempio se volessimo pubblicizzare un anti-taccheggio, il messaggio dovrebbe puntare sulle opportunità offerte e quindi fare leva sulla sicurezza e non sul rischio che si corre non avendolo.
9. Non mettere i vostri riferimenti nelle e-mail.
Ricevere e-mail senza riferimenti è sempre sconcertante. Quante volte ci siamo chiesti “chi è questo tizio?”, oppure “devo chiamarlo ma ho lasciato il suo biglietto da visita in auto..aspetto domani”. Quante opportunità si possono perdere? In calce ad ogni e-mail bisogna riportare il proprio nome, la posizione in azienda, il nome e l’indirizzo dell’azienda, numero di telefono, fax, indirizzo e-mail e sito web. Si potrebbe obiettare che un nostro cliente ci conosce già, che possiede da molto tempo tutte queste informazioni, certo, ma c’è forse un motivo che vieta di facilitare la vita altrui?
10. Dimenticarsi le informazioni sulla privacy.
Dopo i riferimenti aziendali va sempre inserita l’informativa sulla privacy.
(Tratto da pilloledimarketingweb.it)
